Les outils informatiques apportent une plus-value importante dès lors qu'une tâche est répétitive. Il est souvent préférable de constituer une chaîne de traitements automatisés, quitte à mobiliser des moyens sur un temps donné pour concevoir et développer cette solution, plutôt que de démultiplier les temps de traitement "manuel". L'automatisation permet de fiabiliser les procédures et de libérer les agents pour des cas plus complexes où l'automatisation s'avère inadaptée.
Quand l'outil "clé en main" n'existe pas, le choix de la collectivité peut s'orienter sur une demande de développement spécifique. Dans ce cas, toutes les précautions doivent être prises pour garantir l'indépendance du maître d'ouvrage sur la propriété et les évolutions futures du code source. Le plus souvent, placer les développements sous licence open source clarifie la situation et ouvre des perspectives de contribution de la part d'autres collectivités intéressées par l'outil (ajout de fonctionnalité, documentation, maintenance...) en garantissant ainsi le maintien de l'outil en condition opérationnelle sur le long terme.